Privacy policy for the SPH Engineering employer branding and recruitment

Date of publication: 14-01-2026

We at SPH Engineering manage our employer branding and recruitment process through our career site (the “Career Site”), and by using a related applicant tracking system.

In this privacy policy, we explain how we process your personal data if:

1. You visit our Career Site (you being a “Visitor”)
2. You connect with us via our Career Site, to create a profile with us and receive information about current or future vacancies with us (you being a “Connecting Candidate”)
3. You apply for a position with us, via our Career Site or a third party service (you being an ”Applying Candidate”)
4. We collect information about you from other parties, sites and services, since we believe your profile is of interest for our current or future vacancies (you being a “Sourced Candidate”)
5. We receive information about you from our employees or partners, since they believe your profile is of interest for our current or future vacancies (you being a “Referred Candidate”)
6. We receive information about you from a Candidate, who lists you as their reference (you being a “Reference”).

This privacy policy also describes what rights you have when we process your personal data, and how you can exercise these rights.

When we use the term “Candidate” in this privacy policy, we are referring to each of Connecting Candidates; Applying Candidates; Sourced Candidates; and Referred Candidates, unless it’s stated otherwise.

1. About processing of personal data

Personal data is all information that can be directly or indirectly linked to a living, physical person. Examples of personal data are: name, e-mail address, telephone number and IP address. Processing of personal data is any automated use of personal data - such as collecting, creating, analyzing, sharing, and deleting personal data.

There are laws and regulations on how companies may process personal data, so-called data protection laws. Different data protection laws apply to different types of use of personal data, and in different parts of the world. An example of a data protection law that is relevant for our use of your personal data, as described in this privacy policy, is the EU Data Protection Regulation (2016/679, “GDPR”).

Most obligations under the GDPR apply to the so-called data controller. A data controller is the entity that decides for which purposes personal data will be processed, and how the processing will be executed. The data controller can use a so-called data processor. A data processor is an entity that is only allowed to process personal data as instructed by the data controller, and may not use the personal data for its own purposes.

We are the data controller when we process your personal data as described in this Privacy policy.

2. What personal data do we process?

All individuals

• Device information - If you visit our Career Site, we will collect information about your device, such as IP address, browser type and version, session behaviour, traffic source, screen resolution, preferred language, geographic location, operating system and device settings/usage.
• Technical and statistical data - If you visit our Career Site, we will collect technical and statistical data about your use of the site, such as information about which URLs you visit, and your activity on the site.
• Communications data - We will collect and store your communication with us, including the information you provided in the communication. This may include the content of emails, video recordings, messages on social media, the information you add to your account with us, surveys, etc.
• Contact details - Such as your name, email address, telephone number and physical address.

Candidates

• Data from interviews, assessments and other information from the recruitment process - Such as notes from interviews with you, assessments and tests made, salary requirements.
• Information in your application - Such as your CV, cover letter, work samples, references, letters of recommendation and education.
• Information in your public profile - Meaning the information we collect about you from public sources related to your professional experience, such as LinkedIn or the website of your current employer.
• Information provided by references - Meaning the information we receive from our employees or partners who refer you to us, or by the persons you have listed as your references.

3. Where do we receive your personal data from?

All individuals

• From the Career Site. If you visit our Career Site, we collect technical and statistical information about how you use the Career Site, and information from your device.
• Directly from you. Most of the information we process about you, we receive directly from you, for example when you apply for a position with us or connect with us. You can always choose not to provide us with certain information. However, some personal data is necessary in order for us to process your application or provide you the information you request to get from us.

References

• From the person for whom you are a reference. If a Candidate lists you as their reference, we will collect your contact details from the candidate to be able to contact you.

Candidates

• From public sources. We may collect personal data about you from public sources, such as LinkedIn or the website of your current employer.
• From our references. We may receive information about you from our employees or partners (such as recruitment service providers), when they believe your profile is of interest for our current or future vacancies.
• From your references. If you provide us with references, we may collect information about you from them.
• Data we create ourselves or in cooperation with you. Information about your application and profile is usually created by us, or by us in cooperation with you, during the recruitment process. This may for example include notes from interviews with you, assessments and tests made.

4. For what purposes do we process your personal data?

Protect and enforce our rights, interests and the interests of others, for example in connection with legal claims.

Affected individuals: The individual(s) affected by the legal issue - this may include persons from all categories of individuals listed above.

Categories of personal data used: All the categories of personal data listed above can be used for this purpose.

Share your personal data with other recipients, for the purposes mentioned in Section 5 below.

Affected individuals: Varies depending on the purpose of the sharing, see Section 5 below.

Categories of personal data used: All the categories of personal data listed above may be used for this purpose.

Collect information about your use of the career site, using cookies and other tracking technologies, as described in our Cookie Policy.

Affected individuals: Visitors.

Categories of personal data used: Device information.

Maintain, develop, test, and otherwise ensure the security of the career site.

Affected individuals: Visitors.

Categories of personal data used: Device information; Technical and statistical data.

Analyse how the career site and its content is being used and is performing, to get statistics and to improve operational performance.

Affected individuals: Visitors.

Categories of personal data used: Device information; Technical and statistical data.

Provide you with updates about vacancies with us.

Affected individuals: Connecting Candidates.

Categories of personal data used: Contact details; Communications data.

Review profiles and applications sent to us. This also includes communicating with you about your application and profile.

Affected individuals: Connecting Candidates; Applying Candidates.

Categories of personal data used: All the categories of personal data listed above may be used for this purpose.

Collect and evaluate your professional profile on our own initiative. This also includes communicating with you regarding your profile.

Affected individuals: Sourced Candidates; Referred Candidates.

Categories of personal data used: All the categories of personal data listed above may be used for this purpose.

Contact you directly about specific, future vacancies with us.

Affected individuals: Candidates.

Categories of personal data used: All the categories of personal data listed above may be used for this purpose.

Record the interview(s) with you.

Affected individuals: Candidates.

Categories of personal data used: Communications data.

Contact you to ask for your participation in surveys

Affected individuals: Candidates.

Categories of personal data used: All the categories of personal data listed above may be used for this purpose.

Contact you to ask you to provide information about a candidate, and evaluate the information you provide.

Affected individuals: References.

Categories of personal data used: Contact details; Communications data.

5. Whom do we share your personal data with?

Our service providers. We share your personal data with our suppliers who provide services and functionality in our employer branding- and recruitment process. For example, this includes recruitment service providers and the supplier of our Career Site and related applicant tracking system.

Our group companies. We share your personal data with our group companies, when they provide us services and functionality to our employer branding- and recruitment process, such as access to particular systems and software.

Companies providing cookies on the Career Site. If you consent to it, cookies are set by other companies than us, who will use the data collected by these cookies in accordance with their own privacy policy. You can find information about which cookies this applies to in our Cookie Policy.

To authorities and other public actors - when we are ordered to do so. We will share your personal data with authorities and other public actors when we have a legal obligation to do so.

To parties involved in legal proceedings. If needed to protect or defend our rights, we share your personal data with public authorities or with other parties involved in a potential or existing legal proceeding. This can for example be in case of discrimination claims.

Mergers and acquisitions etc. In connection with a potential merger, sale of company assets, financing, or acquisition of all or part of our business to another company, we may share your personal data to other parties involved in the process.

6. On what legal bases do we process your personal data?

To be able to process your personal data, we need to have a so-called legal basis. A legal basis is a reason for processing the personal data that is justified under the GDPR.

When we process your personal data for the purposes described in this Privacy Policy, the legal basis we rely on is normally that the processing is necessary for our legitimate interest in being able to recruit talent with the relevant competence for us. We have concluded that we have a legitimate interest in being able to perform the personal data processing for this purpose; that the processing is necessary to achieve that purpose; and that our interest outweighs your right not to have your data processed for this purpose.

You can contact us for more information about how this assessment was made. See Section 9 and 10 below for our contact information.

There may be specific circumstances when the processing is only performed if and when you provide your consent to the processing. This is for example the case if we propose to record an interview with you. Please see Section 9 below for more information about your right to withdraw your consent.

7. When do we transfer your personal data outside of the EU/EEA, and how do we protect it then?

We always strive to process your personal data within the EU/EEA area.

However, some of our service providers process your personal data outside of the EU/EEA. We also use suppliers whose parent company, or whose subcontractor’s parent company, is based outside the EU/EEA. In these cases, we have taken into account the risk that the personal data may be disclosed to countries outside the EU/EEA, for example because of an authority request.

In cases where another recipient of your personal data (as described in Section 5 above) is based outside the EU/EEA, this will also mean that your personal data is transferred outside the EU/EEA.

When we, or one of our suppliers, transfer your personal data outside the EU/EEA, we will ensure that a safeguard recognized by the GDPR is used to enable the transfer. We use the following safeguards:

• A decision by the EU Commission that the country outside of the EU/EEA to which your personal data is transferred has an adequate level of protection, which corresponds to the level of protection afforded by the GDPR. In particular, we rely on the EU Commission’s adequacy decision for the US via the so-called EU-US Data Privacy Framework, and the adequacy decision for the UK.
• Entering into the EU Commission’s standard clauses with the recipient of the personal data outside the EU/EEA. This means that the recipient guarantees that the level of protection for your personal data afforded by the GDPR still applies, and that your rights are still protected.

When your personal data is transferred outside the EU/EEA, we also implement appropriate technical and organizational safeguards, to protect the personal data in case of a disclosure. Exactly which protective measures we implement depends on what is technically feasible, and sufficiently effective, for the particular transfer.

If you want more information about the cases in which your personal data is transferred outside the EU/EEA you can contact us using the contact details in Section 9 and 10 below.

8. For how long do we keep your personal data?

All individuals

If we process your personal data for the purpose of being able to protect and enforce our rights, we will keep your personal data until the relevant legal issue has been fully and finally resolved.

Visitors

We keep your personal data for one (1) year for security purposes. The retention periods for cookies are set out in our Cookie Policy. We keep your personal data to analyse the performance of the Career Site for as long as we keep personal data about you for other purposes.

Candidates

If you are a Connecting Candidate (only), we keep your personal data for as long as you remain connected with us.

For other types of Candidates, we keep your personal data to decide if you are a suitable candidate for the relevant vacancy(ies) with us.

If you don’t succeed in the initial recruitment process, we keep your personal data for as long as needed to consider, and potentially contact you, for relevant future job openings.

If you are hired, we will keep your personal data during your employment, for other purposes than those stated above, which you will be informed of.

References

We keep your personal data for as long as we keep the personal data of the Candidate for whom you acted as a reference.

9. What rights do you have, and how can you exercise them?

In this section, you will find information about the rights you have when we process your personal data. As described below, some of the rights only come into play when we process your personal data under a particular legal basis.

If you want to exercise any of the rights listed here, we suggest that you:

• Visit the Data & Privacy page on our Career Site, where we offer features to let you exercise your rights;
• Log in to your account with us, where you can use the settings in the account to exercise your rights; or
• Contact us directly at kboiarshinova@ugcs.com.

Right to be informed

You have the right to be informed about how we process your personal data. You also have the right to be informed if we plan to process your personal data for any purpose other than that for which it was originally collected.

We provide you with such information through this privacy policy, through updates on our Career Site (see also Section 11 below), and by answering any questions you may have for us.

Right to access your personal data.

You have the right to know if we process personal data about you, and to receive a copy of the data we process about you. In connection with receiving the copy of your data, you will also receive information about how we process your personal data.

Right to access and to request a transfer of your personal data to another recipient (“data portability”).

You can request a copy of the personal data relating to you that we process for the performance of a contract with you, or based on your consent, in a structured, commonly used, machine-readable format. This will allow you to use this data somewhere else, for example to transfer it to another recipient. If technically feasible, you also have the right to request that we transfer your data directly to another recipient.

Right to have your personal data deleted (“right to be forgotten”).

In some cases, you have the right to have us delete personal data about you. This is for example the case if it’s no longer necessary for us to process the data for the purpose for which we collected it; if you withdraw your consent; if you have objected to the processing and there are no legitimate, overriding justifications for the processing. (For the separate right to object, see below.)

Right to object against our processing of your personal data.

You have the right to object to processing of your personal data which is based on our legitimate interest, by referencing your personal circumstances.

Right to restrict processing.

If you believe that the personal data we process about you is inaccurate, that our processing is unlawful, or that we don’t need the information for a specific purpose, you have the right to request that we restrict the processing of such personal data. If you object to our processing, as described just above, you can also request us to restrict processing of that personal data while we make our assessment of your request.

When our processing of your personal data is restricted, we will (with the exception of storage) only process the data with your consent or for the establishment, exercise or defence of legal claims, to protect the rights of another natural or legal person, or for reasons relating to an important public interest.

Right to rectification.

You have the right to request that we rectify inaccurate information, and that we complete information about you that you consider incomplete.

Right to withdraw your consent.

When we process your personal data based on your consent, you have the right to withdraw that consent at any time. If you do so, we will stop processing your data for the purposes you’ve withdrawn your consent for. However, it doesn’t affect the lawfulness of processing that was based on your consent before it was withdrawn.

Right to raise a complaint.

If you have complaints about our processing of your personal data, you can raise a complaint with the data protection authority in Latvia. You can find their contact details here.

You can also lodge a complaint with your national data protection authority, which you can find listed here if you are based in the EU. If you are based in the UK, you can lodge a complaint with the Information Commissioner’s Office, here.

10. Where can you turn with comments or questions?

If you want to get in touch with us to exercise your rights, or if you have any questions, comments or concerns about how we handle your personal data, you can reach us by sending an email to kboiarshinova@ugcs.com.

11. Updates to this Privacy policy

We update this privacy policy when necessary - for example, because we start processing your personal data in a new way, because we want to make the information even clearer to you, or if it’s necessary to do so in order to comply with applicable data protection laws.

We encourage you to regularly check this page for any changes. You can always check the top of this page to see when this privacy policy was last updated.

------

Mēs, SPH Engineering, pārvaldām mūsu darba devēja zīmolu un darbā pieņemšanas procesu, izmantojot mūsu karjeras vietni (turpmāk „Karjeras vietne”) un saistītu kandidātu izsekošanas sistēmu.

Šajā privātuma politikā mēs izskaidrojam, kā mēs apstrādājam jūsu personas datus, ja:

1. Jūs apmeklējat mūsu Karjeras vietni (jūs esat „Apmeklētājs”)

2. Jūs sazināties ar mums caur mūsu Karjeras vietni, lai izveidotu profilu un saņemtu informāciju par pašreizējām vai nākotnes vakancēm mūsu uzņēmumā (jūs esat „Sazināšanas kandidāts”)

3. Jūs pieteicaties uz vakanci mūsu uzņēmumā, izmantojot mūsu Karjeras vietni vai trešās puses pakalpojumu (jūs esat „Pieteikušies kandidāts”)

4. Mēs vācam informāciju par jums no citām pusēm, vietnēm un pakalpojumiem, jo uzskatām, ka jūsu profils ir interesants mūsu pašreizējām vai nākotnes vakancēm (jūs esat „Atrasts kandidāts”)

5. Mēs saņemam informāciju par jums no mūsu darbiniekiem vai partneriem, jo viņi uzskata, ka jūsu profils ir interesants mūsu pašreizējām vai nākotnes vakancēm (jūs esat „Ieteiktais kandidāts”).

6. Mēs saņemam informāciju par jums no kandidāta, kurš norāda jūs kā savu atsauci (jūs esat „Atsauces”).

Šajā privātuma politikā ir aprakstītas arī jūsu tiesības, kad mēs apstrādājam jūsu personas datus, un kā jūs varat izmantot šīs tiesības.

Kad šajā privātuma politikā izmantojam terminu „kandidāts”, mēs atsaucamies uz katru no Savienošanas kandidātiem, pieteikušajiem kandidātiem, atlasītajiem kandidātiem un ieteiktajiem kandidātiem, ja vien nav norādīts citādi.

1. Par personas datu apstrādi

Personas dati ir visa informācija, kas var būt tieši vai netieši saistīta ar dzīvu fizisku personu. Personas datu piemēri ir: vārds, uzvārds, e-pasta adrese, tālruņa numurs un IP adrese. Personas datu apstrāde ir jebkura personas datu automatizēta izmantošana, piemēram, personas datu vākšana, izveidošana, analīze, kopīgošana un dzēšana.

Pastāv likumi un noteikumi par to, kā uzņēmumi drīkst apstrādāt personas datus, tā saucamie datu aizsardzības likumi. Dažādiem personas datu izmantošanas veidiem un dažādās pasaules daļās tiek piemēroti atšķirīgi datu aizsardzības likumi. Piemēram, datu aizsardzības likumam, kas attiecas uz mūsu personas datu izmantošanu, kā aprakstīts šajā privātuma politikā, ir ES Datu aizsardzības regula (2016/679, “GDPR”).

Lielākā daļa GDPR noteiktā pienākumu attiecas uz tā saukto datu pārziņu. Datu pārziņš ir vienība, kas lemj, kādiem mērķiem tiks apstrādāti personas dati un kā tiks veikta apstrāde. Datu pārziņš var izmantot tā saucamo datu apstrādātāju. Datu apstrādātājs ir vienība, kurai ir atļauts apstrādāt personas datus tikai saskaņā ar datu pārziņa norādījumiem un kura nedrīkst izmantot personas datus saviem mērķiem.

Mēs esam datu pārziņi, kad apstrādājam jūsu personas datus, kā aprakstīts šajā privātuma politikā.

2. Kādus personas datus mēs apstrādājam?

Visas personas

• Ierīces informācija – ja apmeklējat mūsu karjeras vietni, mēs vācam informāciju par jūsu ierīci, piemēram, IP adresi, pārlūka veidu un versiju, sesijas darbību, satiksmes avotu, ekrāna izšķirtspēju, vēlamo valodu, ģeogrāfisko atrašanās vietu, operētājsistēmu un ierīces iestatījumus/izmantošanu.

• Tehniskie un statistiskie dati – ja apmeklējat mūsu karjeras vietni, mēs vācam tehniskos un statistiskos datus par jūsu vietnes izmantošanu, piemēram, informāciju par to, kuras URL adreses apmeklējat, un jūsu darbībām vietnē.

• Saziņas dati – mēs vācam un uzglabājam jūsu saziņu ar mums, tostarp informāciju, ko esat sniedzis saziņā. Tas var ietvert e-pasta saturu, video ierakstus, ziņas sociālajos tīklos, informāciju, ko pievienojat savam kontam pie mums, aptaujas utt.

• Kontakti – piemēram, jūsu vārds, uzvārds, e-pasta adrese, tālruņa numurs un fiziskā adrese.

Kandidāti

• Dati no intervijām, novērtējumiem un cita informācija no darbā pieņemšanas procesa – piemēram, piezīmes no intervijām ar jums, veikti novērtējumi un testi, prasības attiecībā uz atalgojumu.

• Informācija jūsu pieteikumā – piemēram, jūsu CV, pavadvēstule, darba paraugi, atsauksmes, ieteikuma vēstules un izglītība.

• Informācija jūsu publiskajā profilā – tas ir, informācija, ko mēs par jums ievācam no publiskiem avotiem, kas saistīti ar jūsu profesionālo pieredzi, piemēram, LinkedIn vai jūsu pašreizējā darba devēja tīmekļa vietnē.

• Informācija, ko sniedz atsauksmes – tas ir, informācija, ko mēs saņemam no mūsu darbiniekiem vai partneriem, kuri jūs mums ieteikuši, vai no personām, kuras jūs esat norādījis kā savas atsauksmes.

3. No kurienes mēs saņemam jūsu personas datus?

Visas personas

• No karjeras vietnes. Ja apmeklējat mūsu karjeras vietni, mēs vācam tehnisko un statistisko informāciju par to, kā izmantojat karjeras vietni, kā arī informāciju no jūsu ierīces.

• Tieši no jums. Lielāko daļu informācijas, ko mēs apstrādājam par jums, mēs saņemam tieši no jums, piemēram, kad jūs pieteicaties darbam pie mums vai sazinājeties ar mums. Jūs vienmēr varat izvēlēties nesniegt mums noteiktu informāciju. Tomēr daži personas dati ir nepieciešami, lai mēs varētu apstrādāt jūsu pieteikumu vai sniegt jums informāciju, ko jūs pieprasāt no mums.

Atsauces

• No personas, par kuru Jūs esat atsauces. Ja kandidāts norāda Jūs kā savu atsauci, mēs no kandidāta iegūsim Jūsu kontaktinformāciju, lai varētu ar Jums sazināties.

Kandidāti

• No publiskiem avotiem. Mēs varam vākt personas datus par jums no publiskiem avotiem, piemēram, LinkedIn vai jūsu pašreizējā darba devēja tīmekļa vietnes.

• No mūsu atsauksmēm. Mēs varam saņemt informāciju par jums no mūsu darbiniekiem vai partneriem (piemēram, personāla atlases pakalpojumu sniedzējiem), ja viņi uzskata, ka jūsu profils ir interesants mūsu pašreizējām vai nākotnes vakancēm.

• No jūsu atsauksmēm. Ja jūs mums sniedzat atsauksmes, mēs varam vākt informāciju par jums no tām.

• Dati, kurus mēs izveidojam paši vai sadarbībā ar jums. Informāciju par jūsu pieteikumu un profilu parasti izveidojam mēs vai sadarbībā ar jums darbā pieņemšanas procesa laikā. Tas var ietvert, piemēram, piezīmes no intervijām ar jums, novērtējumus un veiktajiem testiem.

4. Kādiem mērķiem mēs apstrādājam jūsu personas datus?

Aizsargāt un īstenot mūsu tiesības, intereses un citu personu intereses, piemēram, saistībā ar juridiskām prasībām.

Ietekmētās personas: persona(-as), uz kuru(-ām) attiecas juridiskais jautājums – tas var ietvert personas no visām iepriekš minētajām personu kategorijām.

Izmantoto personas datu kategorijas: šim mērķim var izmantot visas iepriekš minētās personas datu kategorijas.

Dalīties ar jūsu personas datiem ar citiem saņēmējiem, 5. sadaļā minētajiem mērķiem.

Ietekmētās personas: atšķiras atkarībā no dalīšanās mērķa, skatīt 5. sadaļu.

Izmantotās personas datu kategorijas: šim nolūkam var izmantot visas iepriekš minētās personas datu kategorijas.

Vākt informāciju par jūsu karjeras vietnes izmantošanu, izmantojot sīkdatnes un citas izsekošanas tehnoloģijas, kā aprakstīts mūsu Sīkdatņu politikā.

Ietekmētās personas: apmeklētāji.

Izmantoto personas datu kategorijas: informācija par ierīci.

Karjeras vietnes uzturēšana, attīstīšana, testēšana un citāda drošības nodrošināšana.

Ietekmētās personas: apmeklētāji.

Izmantoto personas datu kategorijas: informācija par ierīci; tehniskie un statistikas dati.

Karjeras vietnes un tās satura izmantošanas un darbības analīze, lai iegūtu statistiku un uzlabotu darbības rezultātus.

Ietekmētās personas: apmeklētāji.

Izmantoto personas datu kategorijas: informācija par ierīci; tehniskie un statistikas dati.

Sniegt jums atjauninātu informāciju par vakancēm mūsu uzņēmumā.

Ietekmētās personas: kandidāti, kas piesakās.

Izmantoto personas datu kategorijas: kontaktinformācija; saziņas dati.

Pārskatīt mums nosūtītos profilus un pieteikumus. Tas ietver arī saziņu ar jums par jūsu pieteikumu un profilu.

Ietekmētās personas: kandidāti, kas izveidojuši kontaktu; kandidāti, kas iesnieguši pieteikumu.

Izmantoto personas datu kategorijas: šim nolūkam var tikt izmantotas visas iepriekš minētās personas datu kategorijas.

Pēc mūsu pašu iniciatīvas apkopot un izvērtēt jūsu profesionālo profilu. Tas ietver arī saziņu ar jums par jūsu profilu.

Ietekmētās personas: kandidāti, kas atrasti; kandidāti, kas ieteikti.

Izmantotās personas datu kategorijas: šim nolūkam var tikt izmantotas visas iepriekš minētās personas datu kategorijas.

Pēc mūsu pašu iniciatīvas apkopot un izvērtēt jūsu profesionālo profilu. Tas ietver arī saziņu ar jums par jūsu profilu.

Ietekmētās personas: atlasītie kandidāti; ieteiktie kandidāti.

Izmantoto personas datu kategorijas: šim nolūkam var tikt izmantotas visas iepriekš minētās personas datu kategorijas.

Sazināties ar jums tieši par konkrētām, nākotnē pieejamām vakancēm mūsu uzņēmumā.

Ietekmētās personas: kandidāti.

Izmantoto personas datu kategorijas: šim nolūkam var tikt izmantotas visas iepriekš minētās personas datu kategorijas.

Ierakstīt interviju(-as) ar jums.

Ietekmētās personas: kandidāti.

Izmantoto personas datu kategorijas: komunikācijas dati.

Sazināties ar jums, lai lūgtu piedalīties aptaujās

Ietekmētās personas: kandidāti.

Izmantoto personas datu kategorijas: šim nolūkam var tikt izmantotas visas iepriekš minētās personas datu kategorijas.

Sazināties ar jums, lai lūgtu sniegt informāciju par kandidātu, un izvērtēt jūsu sniegto informāciju.

Ietekmētās personas: atsauces.

Izmantoto personas datu kategorijas: kontaktinformācija; komunikācijas dati.

5. Kam mēs izpaužam jūsu personas datus?

Mūsu pakalpojumu sniedzējiem. Mēs izpaužam jūsu personas datus mūsu piegādātājiem, kuri sniedz pakalpojumus un funkcijas mūsu darba devēja zīmola veidošanas un darbā pieņemšanas procesā. Piemēram, tas ietver darbā pieņemšanas pakalpojumu sniedzējus un mūsu Karjeras vietnes un saistītās kandidātu izsekošanas sistēmas piegādātāju.

Mūsu grupas uzņēmumiem. Mēs izpaužam jūsu personas datus mūsu grupas uzņēmumiem, ja tie sniedz mums pakalpojumus un funkcijas mūsu darba devēja zīmola veidošanas un darbā pieņemšanas procesā, piemēram, piekļuvi konkrētām sistēmām un programmatūrai.

Uzņēmumiem, kas nodrošina sīkdatnes karjeras vietnē. Ja jūs tam piekrītat, sīkdatnes iestata citi uzņēmumi, kas izmantos šo sīkdatņu savāktos datus saskaņā ar savu privātuma politiku. Informāciju par to, uz kurām sīkdatnēm tas attiecas, varat atrast mūsu Sīkdatņu politikā.

Iestādēm un citiem valsts sektora dalībniekiem – ja mums tiek dots rīkojums to darīt. Mēs dalīsimies ar jūsu personas datiem ar iestādēm un citiem valsts sektora dalībniekiem, ja mums ir juridisks pienākums to darīt.

Pusēm, kas iesaistītas tiesvedībā. Ja tas nepieciešams, lai aizsargātu vai aizstāvētu mūsu tiesības, mēs dalāmies ar jūsu personas datiem ar valsts iestādēm vai citām pusēm, kas iesaistītas potenciālā vai esošā tiesvedībā. Tas var būt, piemēram, diskriminācijas prasību gadījumā.

Apvienošanās un pārņemšana utt. Saistībā ar potenciālu apvienošanos, uzņēmuma aktīvu pārdošanu, finansēšanu vai visa mūsu uzņēmuma vai tā daļas pārņemšanu citam uzņēmumam, mēs varam dalīties ar jūsu personas datiem ar citām pusēm, kas iesaistītas šajā procesā.

6. Uz kāda juridiskā pamata mēs apstrādājam jūsu personas datus?

Lai varētu apstrādāt jūsu personas datus, mums ir nepieciešams tā saucamais juridiskais pamats. Juridiskais pamats ir iemesls personas datu apstrādei, kas ir pamatots saskaņā ar GDPR.

Kad mēs apstrādājam jūsu personas datus šajā Privātuma politikā aprakstītajiem mērķiem, mūsu tiesiskais pamats parasti ir tas, ka apstrāde ir nepieciešama mūsu leģitīmajām interesēm, lai varētu pieņemt darbā talantīgus darbiniekus ar mums nepieciešamajām kompetencēm. Mēs esam secinājuši, ka mums ir leģitīmas intereses veikt personas datu apstrādi šim mērķim, ka apstrāde ir nepieciešama šā mērķa sasniegšanai un ka mūsu intereses ir svarīgākas par jūsu tiesībām nepieļaut jūsu datu apstrādi šim mērķim.

Jūs varat sazināties ar mums, lai saņemtu vairāk informācijas par to, kā šis novērtējums tika veikts. Mūsu kontaktinformācija ir norādīta 9. un 10. sadaļā.

Var būt konkrēti apstākļi, kad apstrāde tiek veikta tikai tad, ja jūs sniedzat savu piekrišanu apstrādei. Tas, piemēram, ir gadījums, ja mēs ierosinām ierakstīt interviju ar jums. Lūdzu, skatiet 9. sadaļu, lai saņemtu vairāk informācijas par jūsu tiesībām atsaukt savu piekrišanu.

7. Kad mēs pārsūtām jūsu personas datus ārpus ES/EEZ un kā mēs tos aizsargājam?

Mēs vienmēr cenšamies apstrādāt jūsu personas datus ES/EEZ teritorijā.

Tomēr daži no mūsu pakalpojumu sniedzējiem apstrādā jūsu personas datus ārpus ES/EEZ. Mēs izmantojam arī piegādātājus, kuru mātes uzņēmums vai kuru apakšuzņēmēja mātes uzņēmums atrodas ārpus ES/EEZ. Šādos gadījumos mēs esam ņēmuši vērā risku, ka personas dati var tikt izpausti valstīm ārpus ES/EEZ, piemēram, iestādes pieprasījuma dēļ.

Gadījumos, kad cits jūsu personas datu saņēmējs (kā aprakstīts 5. sadaļā iepriekš) atrodas ārpus ES/EEZ, tas nozīmē, ka jūsu personas dati tiek pārsūtīti ārpus ES/EEZ.

Kad mēs vai kāds no mūsu piegādātājiem pārsūta jūsu personas datus ārpus ES/EEZ, mēs nodrošinām, ka pārsūtīšanai tiek izmantota GDPR atzīta aizsardzība. Mēs izmantojam šādas aizsardzības:

• ES Komisijas lēmums, ka valstī ārpus ES/EEZ, uz kuru tiek pārsūtīti jūsu personas dati, ir atbilstošs aizsardzības līmenis, kas atbilst GDPR nodrošinātajam aizsardzības līmenim. Jo īpaši mēs paļaujamies uz ES Komisijas lēmumu par atbilstību ASV, izmantojot tā saukto ES un ASV datu aizsardzības sistēmu, un lēmumu par atbilstību Apvienotajai Karalistei.

• ES Komisijas standarta klauzulu noslēgšana ar personas datu saņēmēju ārpus ES/EEZ. Tas nozīmē, ka saņēmējs garantē, ka joprojām tiek piemērots GDPR nodrošinātais jūsu personas datu aizsardzības līmenis un ka jūsu tiesības joprojām ir aizsargātas.

Kad jūsu personas dati tiek pārsūtīti ārpus ES/EEZ, mēs arī īstenojam atbilstošus tehniskos un organizatoriskos aizsardzības pasākumus, lai aizsargātu personas datus gadījumā, ja tie tiek izpausti. Konkrētie aizsardzības pasākumi, ko mēs īstenojam, ir atkarīgi no tā, kas ir tehniski iespējams un pietiekami efektīvs konkrētajai pārsūtīšanai.

Ja vēlaties saņemt vairāk informācijas par gadījumiem, kad jūsu personas dati tiek pārsūtīti ārpus ES/EEZ, varat sazināties ar mums, izmantojot kontaktinformāciju, kas norādīta 9. un 10. sadaļā.

8. Cik ilgi mēs glabājam jūsu personas datus?

Visas personas

Ja mēs apstrādājam jūsu personas datus, lai varētu aizsargāt un īstenot savas tiesības, mēs glabāsim jūsu personas datus, līdz attiecīgais juridiskais jautājums būs pilnībā un galīgi atrisināts.

Apmeklētāji

Jūsu personas datus mēs glabājam vienu (1) gadu drošības nolūkos. Sīkdatņu glabāšanas termiņi ir noteikti mūsu Sīkdatņu politikā. Mēs glabājam jūsu personas datus, lai analizētu Karjeras vietnes darbību, tik ilgi, cik ilgi mēs glabājam jūsu personas datus citiem mērķiem.

Kandidāti

Ja jūs esat (tikai) Connecting kandidāts, mēs glabājam jūsu personas datus tik ilgi, cik ilgi jūs paliekat saistīts ar mums.

Citu veidu kandidātiem mēs glabājam jūsu personas datus, lai izlemtu, vai jūs esat piemērots kandidāts attiecīgajai(-ām) vakancijai(-ām) pie mums.

Ja jūs neizturat sākotnējo atlases procesu, mēs glabājam jūsu personas datus tik ilgi, cik nepieciešams, lai apsvērtu un, iespējams, sazinātos ar jums par attiecīgām nākotnes vakancēm.

Ja jūs tiekat pieņemts darbā, mēs glabāsim jūsu personas datus jūsu nodarbinātības laikā citiem mērķiem, kas nav minēti iepriekš un par kuriem jums tiks paziņots.

Atsauces

Mēs glabājam jūsu personas datus tik ilgi, cik ilgi glabājam personas datus par kandidātu, par kuru jūs esat sniedzis atsauksmi.

9. Kādas tiesības Jums ir un kā Jūs varat tās izmantot?

Šajā sadaļā Jūs atradīsiet informāciju par tiesībām, kas Jums ir, kad mēs apstrādājam Jūsu personas datus. Kā aprakstīts zemāk, dažas no šīm tiesībām stājas spēkā tikai tad, ja mēs apstrādājam Jūsu personas datus saskaņā ar konkrētu juridisko pamatu.

Ja vēlaties izmantot kādu no šeit uzskaitītajām tiesībām, iesakām:

• Apmeklēt mūsu karjeras vietnes sadaļu „Dati un privātums”, kur piedāvājam funkcijas, kas ļauj jums izmantot savas tiesības;

• Pieslēgties savam kontam pie mums, kur varat izmantot konta iestatījumus, lai izmantotu savas tiesības; vai

• Sazināties ar mums tieši, rakstot uz jobs@ugcs.com.

Tiesības tikt informētam

Jums ir tiesības tikt informētam par to, kā mēs apstrādājam jūsu personas datus. Jums ir arī tiesības tikt informētam, ja mēs plānojam apstrādāt jūsu personas datus jebkuram citam mērķim, kas nav tas, kādam tie sākotnēji tika vākti.

Mēs sniedzam jums šādu informāciju, izmantojot šo privātuma politiku, atjauninājumus mūsu Karjeras lapā (skatīt arī 11. punktu zemāk) un atbildot uz jebkuriem jūsu jautājumiem.

Tiesības piekļūt saviem personas datiem.

Jums ir tiesības zināt, vai mēs apstrādājam personas datus par jums, un saņemt kopiju datiem, kurus mēs apstrādājam par jums. Saistībā ar jūsu datu kopijas saņemšanu jūs saņemsiet arī informāciju par to, kā mēs apstrādājam jūsu personas datus.

Tiesības piekļūt saviem personas datiem un pieprasīt to nodošanu citam saņēmējam (“datu pārnesamība”).

Jūs varat pieprasīt kopiju par jums saistītajiem personas datiem, kurus mēs apstrādājam, lai izpildītu ar jums noslēgto līgumu, vai pamatojoties uz jūsu piekrišanu, strukturētā, plaši izmantotā, mašīnlasāmā formātā. Tas ļaus jums izmantot šos datus citur, piemēram, pārsūtīt tos citam saņēmējam. Ja tas ir tehniski iespējams, jums ir arī tiesības pieprasīt, lai mēs pārsūtītu jūsu datus tieši citam saņēmējam.

Tiesības dzēst savus personas datus („tiesības tikt aizmirstam”).

Dažos gadījumos Jums ir tiesības pieprasīt, lai mēs dzēšam Jūsu personas datus. Tas attiecas, piemēram, uz gadījumiem, kad mums vairs nav nepieciešams apstrādāt datus nolūkā, kādam mēs tos esam vākuši; ja Jūs atsaucat savu piekrišanu; ja Jūs esat iebilduši pret apstrādi un nav leģitīmu, pārliecinošu iemeslu apstrādei. (Par atsevišķām tiesībām iebilst skatīt zemāk.)

Tiesības iebilst pret jūsu personas datu apstrādi.

Jums ir tiesības iebilst pret jūsu personas datu apstrādi, kas balstās uz mūsu leģitīmajām interesēm, atsaucoties uz jūsu personīgajām apstākļiem.

Tiesības ierobežot apstrādi.

Ja uzskatāt, ka personas dati, kurus mēs apstrādājam par jums, ir neprecīzi, ka mūsu apstrāde ir nelikumīga vai ka mums nav nepieciešama informācija konkrētam mērķim, jums ir tiesības pieprasīt, lai mēs ierobežotu šādu personas datu apstrādi. Ja iebilstat pret mūsu apstrādi, kā aprakstīts iepriekš, jūs varat arī pieprasīt, lai mēs ierobežotu šo personas datu apstrādi, kamēr mēs izvērtējam jūsu pieprasījumu.

Ja mūsu veiktā jūsu personas datu apstrāde ir ierobežota, mēs (izņemot uzglabāšanu) apstrādāsim datus tikai ar jūsu piekrišanu vai tiesisko prasību izvirzīšanai, izpildei vai aizstāvībai, citas fiziskas vai juridiskas personas tiesību aizsardzībai vai svarīgu sabiedrības interešu dēļ.

Tiesības uz labošanu.

Jums ir tiesības pieprasīt, lai mēs labotu neprecīzu informāciju un papildinātu informāciju par jums, ko uzskatāt par nepilnīgu.

Tiesības atsaukt savu piekrišanu.

Ja mēs apstrādājam jūsu personas datus, pamatojoties uz jūsu piekrišanu, jums ir tiesības jebkurā brīdī atsaukt šo piekrišanu. Ja jūs to izdarīsiet, mēs pārtrauksim apstrādāt jūsu datus nolūkos, par kuriem jūs esat atsaucis savu piekrišanu. Tomēr tas neietekmē apstrādes likumību, kas bija balstīta uz jūsu piekrišanu pirms tās atsaukšanas.

Tiesības iesniegt sūdzību.

Ja jums ir sūdzības par mūsu veiktu jūsu personas datu apstrādi, jūs varat iesniegt sūdzību Latvijas datu aizsardzības iestādei. Tās kontaktinformācija ir pieejama šeit.

Jūs varat iesniegt sūdzību arī savas valsts datu aizsardzības iestādei, kuras saraksts ir pieejams šeit, ja jūs dzīvojat ES. Ja jūs dzīvojat Apvienotajā Karalistē, jūs varat iesniegt sūdzību Informācijas komisāra birojā šeit.

10. Kur varat vērsties ar komentāriem vai jautājumiem?

Ja vēlaties sazināties ar mums, lai izmantotu savas tiesības, vai ja Jums ir kādi jautājumi, komentāri vai bažas par to, kā mēs apstrādājam Jūsu personas datus, Jūs varat sazināties ar mums, nosūtot e-pastu uz jobs@ugcs.com.

11. Šīs privātuma politikas atjauninājumi

Mēs atjauninām šo privātuma politiku, kad tas ir nepieciešams, piemēram, ja sākam apstrādāt jūsu personas datus jaunā veidā, ja vēlamies padarīt informāciju jums vēl skaidrāku vai ja tas ir nepieciešams, lai ievērotu piemērojamos datu aizsardzības likumus.

Mēs iesakām jums regulāri pārbaudīt šo lapu, lai uzzinātu par izmaiņām. Jūs vienmēr varat pārbaudīt šīs lapas augšdaļā, kad šī privātuma politika tika atjaunināta pēdējo reizi.